江西服装学院教务处文件 

江服教发〔2018〕155号 

江西服装学院学生档案管理办法

为了进一步加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合我院具体情况，制定本办法。

一、档案管理机构及职责

学生档管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和学院管理相结合。

全体在校学生档案由江西服装学院教务处档案室归口集中管理。各学院负责档案材料的收集、整理和移交。各学院负责收集学生在校学习期间奖惩、处分、学籍、学习及党团等归档材料。

学生档案室有专人负责学生档案管理，其管理职责为：

（一）收集、整理学生档案材料；

（二）办法学生档案查询、借阅；

（三）办理学生档案的转递；

（四）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度；

（六）办理其它有关档案事项。

二、档案材料收集范围

（一）入学前所带档案；

（二）在校期间新增档案，含学生奖惩登记表及奖罚决定；学籍表；入党入团志愿书和党团鉴定等内容，学年鉴定表；

（三）毕业档案：毕业生登记表、报到证存根、毕业实习鉴定表。

三、学生档案管理分类

学生档案管理分为在校生档案管理、中途离校学生档案管理、毕业生档案管理三部分。

（一）在校生档案管理办法：

1.新生报到时，将高中档案移交到所在学院辅导员（班主任）手中，由学院（部）建立新生档案，并存在学校教务处档案室保管。

2.学生在校期间，档案以班级为单位进行管理，存放学院的档案室保管。

3.每学年学工处收集整理把要归档的材料，如学生评优及获得奖金情况登记表；学生在各种竞赛中获得的奖状，证书复印件；学生受处分或撤销处分的决定以及有关学生个人的相关材料，送各学院（部）学工办，由学工办安排各班班主任将其班上学生材料交到教务处档案室入档。

4.各学院（部）班主任于毕业生离校前一个月将《江西服装学院学业成绩表》（一份）《毕业生登记表》以及需要归档的学生材料按班，按学号从小到大的排序整理后存档。

（二）中途离校学生档案管理办法：

对于中途由于某种原因不能继续在学校完成学业的学生，经学院有关领导研究批准后，办理好一切退学手续，《江西服装学院学业成绩表》一份存学生档案，密封后档案由学生自己带走。另一份《江西服装学院学业成绩表》仍存原班级保管。

（三）毕业生档案管理办法：

学生毕业后，就业指导中心根据派遣证提供档案邮寄地址。学院组织相关人员进行装档、密封、贴好邮寄面单后，由学校统一邮寄。

四、档案管理要求

（一）档案管理人员要认识到档案工作的重要性，保证学生档案材料的完整安全。

（二）对于学生的档案材料及时整理归档。

（三）我院工作人员，因工作需要经批准后均可查阅学生档案，并履行借阅手续。

（四）外单位人员因需要查阅、借调学生档案时，必须持单位介绍信，经有关领导批准后办理有关手续。

（五）借阅人员要爱护所借档案，不得随意拆散、涂改、损坏，并及时归还。

（六）不接受个人查阅、复印、借阅学生档案。

本办法自2018年12月30日起开始执行，由教务处负责解释。 

                                 江西服装学院教务处

                                  2019年12月28日